Пандемията от COVID-19 промени изцяло общоприетите правила за комуникация. Понастоящем много компании позволяват на служителите си да работят от вкъщи и да комуникират ежедневно чрез видеоконферентна връзка.
Как можем да увеличим ефективността на нашата онлайн комуникация?
Както при живия контакт,така и в онлайн пространството, едни и същи елементи на невербалната комуникация, са ключови за успешната среща.
Обърнете внимание на детайлите
Подобно на начина, по който се подготвяте преди лична среща, вниманието към детайлите, което влиза в подготовката за вашата онлайн среща, е от решаващо значение за нейния успех.
Да кажем, че сте преместили личната си среща с клиент в онлайн среща в платформата Zoom.
Как трябва да подходите:
- Поставете устройството си така, че клиентът или партньорът Ви да има ясен, добре осветен изглед на лицето Ви. Източникът на светлина трябва да е пред Вас. Избягвайте да бъдете осветени отзад, което означава, че не трябва да имате прозорец зад себе си.
- Вашето устройство: Уверете се, че вашият лаптоп или цифрово устройство е поставен върху твърда повърхност. Не поставяйте лаптопа си на краката си или върху възглавница – рискувате устройството да се разклати и да направите нестабилна и разсейваща презентация.
- Разчистете работното си пространство: Да, това означава заглушаване или изключване на други устройства. Това ще помогне и за собствения Ви фокус, докато работите.
- Затворете или дори заключете вратите на стаята си, за да избегнете разсейване от други източници.
- Виртуални фонове: Предпочитаните цветове са неутрални, а синьото винаги е фаворит. Не забравяйте, че искате да бъдете взети на сериозно, така че внимавайте какво избирате. Имайте предвид, че ако използвате виртуален фон, ще трябва да сте неподвижни, поради цифровия „ореол“, който се получава, когато се движите.
- Микрофон и високоговорител: В името на качеството, препоръчваме да използвате микрофон с клипс или слушалки, за да можете да увеличите максимално гласа си и да избегнете ехо от гласа си на пуснат високоговорител.
- Уверете се, че сте подходящо облечени за бизнес среща: Това, че сте вкъщи, не означава, че не трябва да спазвате определен дрескод и да се поддържате в чист и спретнат вид.
- Лицето ви трябва да заема не повече от една трета от екрана: Вземете пример от водещите на новини – лицето ви трябва да заема между четвърт и една трета от екрана и не повече.
- Местоположение на изображението: Задайте екранното изображение на човека, с когото ще говорите, възможно най-близо до камерата на устройството, така че да гледате в камерата по-естествено, отколкото когато е отстрани.
Тези неща може да изглеждат прости, но правилната подготовка ще определи тона на Вашия разговор. Невербалните средства, които представят организиран и рационализиран процес на подготовка, изпращат силно първо впечатление.
Най- важният знак, който давате на клиента си, е своята отдаденост към Вашите взаимоотношения, независимо дали срещите ви се случват на живо, или във виртуалното пространство.
Погрижете се за стойката си
В повечето настройки за видеоконферентна връзка виждате горната част на тялото и лицето. Това не означава, че трябва да спрете да обръщате внимание на невербалните сигнали, които тялото Ви може да изпраща. Всъщност видео връзката акцентира върху посланията, които тялото ни изпраща, защото в заобикалящата ни среда има по-малко разсейващи фактори, върху които да се съсредоточим.
Когато сте във видео връзка, обърнете внимание на езика на тялото, за да сте сигурни, че няма да изпращате непредвидени съобщения:
Изражения на лицето
- Пазете се от навика да отпускате лицето си, докато слушате клиента или партньора си. Те виждат добре Вашите изражения на лицето.
- Не се колебайте да кимнете с одобрение, както ако човекът беше пред вас.
- Кимането с глава винаги е полезно, за да съобщите, че се интересувате от това, което се казва.
Поза на горната част на тялото
- Поддържайте отворена поза на тялото и не се страхувайте да се наведете или наклоните напред, когато се споделя нещо интересно.
- Избягвайте да се прегърбвате пред лаптопа си. Това може да създаде измамно впечатление, че сте уморени и/или напрегнати.
- Изградете своята отворена поза на тялото от самото начало. Уверете се, че краката Ви са здраво поставени на земята. Ако е възможно, използвайте стол с подлакътници или поставете ръцете си на масата пред Вас.
Жестове на тялото и проксемика
На невербален език, значението на пространството между Вас и Вашата аудитория е ключов елемент в разбирането какви трябва да бъдат вашите жестове. Например, с аудитория от един човек, ще имате по-малко движение на ръцете в сравнение със ситуация, в която говорите пред публика от 1000 души.
При видеоконферентна връзка обективът е филтърът, през който ще се пренасят Вашите движения. Осигурете си достатъчно място, за да можете да се движите свободно, но не толкова много пространство, че да загубите важните детайли на изражението на лицето.
По-специално:
- Внимавайте с прекомерното движение на ръцете. Ако връзката Ви изостава, може да изглеждате странно в очите на отсрещната страна.
- Можете да се наведете напред, но да не сте твърде близо до обектива.
Други ключови съвети
- Контактът с очите е ключов начин да сигнализирате на аудиторията си, че ги виждате и чувате. При видео разговори може да се затрудните къде точно да гледате.
Едно е сигурно – не гледайте себе си. Ако сте настроили връзката правилно, трябва да сте достатъчно уверени, за да затворите собствения си изглед (това е опция за Zoom), за да се свържете по-ефективно с аудиторията си.
- Активното слушане е изключително важно за комуникация в платформи като Skype или Zoom. Леко накланяне на глава от време на време, както и кимвания с глава ще уведомят отсрещната страна, че слушате и разбирате, а не сте се „изключили“ от разговора.
- Премахнете всички разсейващи фактори. Сведете до минимум отворените раздели на браузъра, затворете пощата си и поставете телефона си в безшумен режим.
- Заглушаване на звука като навик. Свикнете да заглушавате звука, когато сте в среща, за да можете да се прокашляте, да прочистите гърлото си и да избегнете неочакван фонов шум като вой на сирена. Този съвет се отнася и за видео връзка – ако трябва да направите нещо спешно, а в същото време просто слушате разговора, то по-добре да спрете камерата, отколкото да разсейвате другите в разговора.
